PRIVACY POLICY

株式会社玄海キャピタルマネジメント（以下、「当社」といいます。）は、業務上取扱う個人情報の保護および適正な管理が社会的な責務と考え、関係法令等を遵守するとともに、以下に掲げる個人情報保護の基本方針を定め、役職員に周知の上、確実な履行に努めることといたします。

1. 基本方針

当社は、関係法令等を遵守し、個人情報の適正な取扱いと安全かつ確実な管理運営に努めてまいります。
また、本方針に加え、個人情報保護規程等を定めてこれらを適切に運用し、定期的に監査および見直しを行い、改定してまいります。

2. 個人情報の適切な取得、利用、提供

当社は、適切かつ公正な手段を用いて個人情報を取得し、適切に管理します。第三者から間接的に個人情報を取得する場合も、提供者が不正に入手した疑いがある個人情報は取得しません。
また、個人情報を第三者へ提供・開示等を行う場合は、関係法令等の定める手続きに則って行います。

3. 個人情報の利用目的

当社は、以下の利用目的の達成に必要な範囲内でのみ、個人情報を利用します。

  1. 会社法、金融商品取引法その他の各種法令に定める権利の行使および義務の履行
  2. 会社法、金融商品取引法その他の各種法令に基づく各種報告書の作成等
  3. ファンドマネジメント業務、アセットマネジメント業務およびそれらに付随する業務の実施
  4. 第1号ないし第3号に掲げる行為に関連する業務の実施
  5. 当社の広報活動（会社情報の提供、イベントおよびアンケート調査等の案内）
  6. 当社の業務への従業員の採用活動
  7. 第1号ないし第6号の目的の達成に必要な範囲での個人情報の第三者への提供

4. 個人情報の第三者への提供

当社は、関係法令等上認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

5. 個人情報の取扱いの委託

当社は、お客様の個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている委託先を選定し、必要かつ適切な監督を行うことにより、個人情報の保護の水準を担保いたします。

6. 個人情報の適正管理

当社は、取得し保有する個人情報を安全に管理し、個人情報への不正アクセス・個人情報の改ざん・破壊・漏洩・紛失等の事故または違反を防止するため、必要かつ適切な措置を講じます。

7. 個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等

当社は、取得し保有する個人情報をできる限り正確かつ最新の内容で管理いたします。また、個人情報に関してご本人からお申し出があった場合、ご本人であることを確認の上、関係法令等に基づき、合理的な期間内に適切な範囲内で、開示、訂正、削除、利用停止等の対応を行います。

8. 個人情報保護規程等の改定

当社は、個人情報保護体制の改善のため、本方針および個人情報の保護に関する規程等を継続的に見直し、改定してまいります。

9. 個人情報に関する受付窓口

個人情報に関するご質問、開示、訂正、利用停止のご請求、苦情、ご意見等のお申し出その他お問合せについては、以下の受付窓口までご連絡ください。

［　受付窓口　］
株式会社玄海キャピタルマネジメント
福岡県福岡市中央区大名2-4-22 新日本ビル3F
電話　092-739-2355（代表）
受付時間　午前9時30分～午後6時30分（土・日・祝日・年末年始を除く。）

10. 安全管理措置に関する事項

当社は、個人情報について、漏えい、滅失又はき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人情報を取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を行います。
個人データの安全管理措置の主な内容は以下のとおりです。

＜個人データの安全管理措置の主な内容＞
（基本方針の策定）
・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本指針を策定しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）
・取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の適正な取扱について「個人情報保護規程」、「情報管理規程」及び本指針を策定しています。

（組織的安全管理措置）
・個人データの取扱いに関する個人情報保護管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の情報管理責任者による把握体制を整備しています。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（人的安全管理措置）
・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項を社内規程等に記載しています。

（物理的安全管理措置）
・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

11. 当社の名称・住所・代表者の氏名

株式会社玄海キャピタルマネジメント
福岡県福岡市中央区大名2-4-22　新日本ビル3Ｆ
代表取締役　松尾 正俊

Based on the belief that protecting and managing of personal information handled in the course of its operations constitutes a social responsibility, GENKAI Capital Management Co., Ltd., (referred to below as “GCM”) has adopted the following privacy policy, committing itself to comply with relevant laws and regulations, spread awareness of its provisions among officers and employees, and work to ensure its thorough implementation.

1. Basic policy

GCM is committed to complying with applicable laws and regulations, handling personal information in an appropriate manner, and managing that information safely and reliably. We have adopted a series of internal privacy rules to augment this policy, and we are committed to implementing those regulations in an appropriate manner, conducting periodic audits and reviews, and improving them as necessary.

2. Appropriate acquisition, use, and disclosure of personal information

GCM acquires and manages personal information through fair and appropriate means. When obtaining personal information indirectly from a third party, we take steps to ensure that the information has not been obtained improperly and refuse to accept it otherwise. All provision and disclosure of personal information to third parties proceeds in accordance with legally mandated procedures.

3. Purposes for which personal information is used

GCM’s use of personal information is limited to the extent necessary to achieve the following objectives:

  1. Exercise of rights and fulfillment of responsibilities under applicable law
  2. Compilation of reports in accordance with applicable law
  3. Pursuit of fund management, asset management, and associated operations
  4. Pursuit of operations related to the activities described in 1 to 3 above
  5. Pursuit of public relations activities (provision of company information, invitations to events, distribution of questionnaires, etc.)
  6. Recruitment of employees
  7. Provision of personal information to third parties to the extent necessary to fulfill the objectives described in 1 to 6 above

4. Provision of personal information to third parties

GCM does not provide personal information to third parties without the consent of the individual in question, except where allowed by applicable laws and regulations.

5. Outsourcing of operations entailing the handling of personal information

GCM may contract operations entailing the handling of personal information to outside parties. When doing so, we select contractors that have taken sufficient steps to protect the privacy of this information and strive to ensure a high standard of privacy by auditing their operations as necessary and appropriate.

6. Appropriate controls on personal information

GCM has put in place controls to ensure the privacy of the personal information in its possession, including necessary and appropriate measures to prevent accidents or violations such as improper access to information or its alteration, destruction, unauthorized disclosure, loss or damage of personal information.

7. Disclosure, revision, deletion, and cessation of use of personal information

GCM strives to the best of its ability to keep the personal information in its possession accurate and up to date. Upon request by the individual in question, we will disclose, revise, delete, or cease use of personal information to an appropriate extent within a reasonable period of time in accordance with applicable laws and regulations, subject to the confirmation of the individual’s identity.

8. Revision of internal privacy rules

GCM reviews and revises this policy as well as associated privacy rules on an ongoing basis in order to improve its privacy system.

9. Safety Control Measures

GCM takes necessary and appropriate security control measures for the management of personal information, including the prevention of leakage, loss, or damage. In addition, GCM exercises necessary and appropriate supervision over employees and contractors (including subcontractors, etc.) who handle personal information.
The main contents of the security control measures for personal data are as follows

<The main contents of the security control measures for personal data>
(Formulation of basic policy)
In order to ensure the proper handling of personal data, GCM has established this policy regarding “compliance with relevant laws, regulations, guidelines, etc.” and “contact information for handling questions and complaints”, etc.

(Establishment of Rules for the Handling of Personal Data)
GCM has established “Internal Privacy Rules,” “Information Management Rules,” and this policy for the proper handling of personal information, including acquisition, use, storage, provision, deletion, and disposal.

(Organizational Safety Control Measures)
In addition to appointing a personal information protection manager for the handling of personal data, GCM has clarified the employees who handle personal data and the scope of personal data handled by such employees, and has established a system for the information management manager to identify any facts or signs of violation of the Personal Information Protection Law or Personal Information Protection Regulations.
GCM conducts periodic self-inspections of the status of personal data handling and audits by other departments and outside parties.

(Personnel safety control measures)
Regular training is provided to employees on points to keep in mind regarding the handling of personal data.
The confidentiality of personal data is described in internal rules and regulations.

(Physical security control measures)
In the area where personal data is handled, the company implements access control for employees, restricts the equipment they may bring in, and implements measures to prevent unauthorized persons from accessing personal data.
In addition, measures are taken to prevent the theft or loss of equipment, electronic media, and documents that handle personal data, and to ensure that personal data is not easily discovered when such equipment, electronic media, etc. are carried, including during transportation within the business site.

(Technical safety control measures)
Access control is implemented to limit the scope of persons in charge and the personal information databases handled.
A mechanism is in place to protect the information systems that handle personal data from unauthorized access from outside the company and unauthorized software.

10. Contact for inquiries concerning personal information

Questions, complaints, and suggestions concerning personal information as well as requests for disclosure, revision, or cessation of use should be directed to the following office:

［　Contact information　］
GENKAI Capital Management Co., Ltd.
Shin Nihon Building 3F, 2-4-22 Daimyo, Chuo-ku, Fukuoka City 810-0041
Phone : +81-92-739-2355 (Main number)
Hours : 9:30 a.m. – 6:30 p.m. (Closed Saturdays, Sundays, public holidays, and New Year holidays)

11. Name, address, and name of representative of the Company

GENKAI Capital Management Co., Ltd.
Shin Nihon Building 3F, 2-4-22 Daimyo, Chuo-ku, Fukuoka City, 810-0041
Representative Director Masatoshi Matsuo